Suntem în mijlocul unei revoluții digitale care pare să aibă cel mai mare impact în istoria omenirii. Inteligenta artificiala, “social media” (mass-media sociala), autoturisme autonome, crypto-monede, serviciile electronice – toate acestea schimbă modul în care facem afaceri, mâncăm și dormim, sau modalitatea in care guvernele interacționează cu cetățenii. În acest context, digitizarea nu mai este o opțiune, ci este un necesar – un “MUST”.

Comutarea proceselor și fluxurilor către eliminarea utilizarii hârtiei nu este o sarcină ușoară, mai ales pentru că în cele din urmă totul trebuie să dovedeasca si faptul ca are un caracter obligatoriu din punct de vedere juridic. În acest punct, majoritatea companiilor devin captive intre 2 „actori”:
– departamente juridice sau consilierii juridici care nu sunt familiarizați cu tehnologiile și cele mai recente reglementări și standarde tehnice. Ei încearcă să reproducă fluxurile actuale (pe bază de hârtie și prezența în persoană) în mod digital;
– departamentele IT care nu acceptă tot ceea ce este posibil din punct de vedere tehnic nu este necesar legal sau este pe linia gri.

Astfel, ei devin propriile victime, creând scenarii și cerințe pentru soluții prea complicate, care fie nu asigură satisfacția clienților, fie expun companiile la riscuri enorme.

Acestea fiind spuse, care sunt modalitățile de depășire a acestor probleme?

1. Înainte de a efectua orice achizitie, începe prin a discuta cu un consultant cu know-how și experienta solida în digitizare. Începând cu septembrie 2014, în Europa a intrat în vigoare Regulamentul #eIDAS (nr. 910/2014). Pentru prima dată avem reguli comune, aplicabile în mod direct în toate statele membre ale UE, în ceea ce privește serviciile eID și serviciile digitale (semnătura electronică, timbrele, eSeals, livrarea electronică, păstrarea semnăturilor electronice). Mai adăugați aproximativ 150 de standarde și recomandări provenind de la ETSI, CEN, ENISA pentru aceste servicii de încredere și avem imaginea unui labirint.
Un consultant bun vă poate ajuta să definiți serviciile de care aveți nevoie, cum să alegeți furnizorii și cum să vă desenati fluxurile pentru a ramane în conformitate cu legile și reglementările naționale și internaționale.

2. Definiți exact ceea ce aveți nevoie pentru un proces digital complet, având în vedere toate componentele
Semnăturile digitale, timbrele, livrarea electronică nu sunt suficiente dacă o piesă lipsește din puzzle. Acea piesă este conservarea pe termen lung (LTP- Long Term Preservation).
„Avem arhivare electronică, ar trebui să fie suficient” este răspunsul comun pe care îl aud de fiecare dată când discutam cu companii importante.

Nu, este departe de a fi suficient. Vorbim despre procese 100% fără hârtie – nu aveți documente însoțite de semnături scrise de mână. Veți avea singurul document „original” în formă digitală, semnat cu semnături electronice calificate.

Trebuie să puteți verifica valabilitatea acestor semnături și legalitatea acestui document pe o perioadă lungă de timp (mai mult de 5-10 ani). Stocarea acestui document într-un sistem clasic de arhivare electronică nu va garanta posibilitatea validării în timp. Deci, nicio validare, niciun document! Va veți putea asuma acest risc? Gândiți-vă de două ori înainte să răspundeți.

Conservarea pe termen lung a documentelor este un sistem care „îngheață” în timp documentul digital cu semnături electronice și timbre, asigurând posibilitatea validării, în orice moment, a faptului că documentul a fost semnat, semnăturile digitale au fost valabile și confera un caracter obligatoriu din punct de vedere juridic intre semnatari si conținut. Integritatea documentului poate fi ușor verificată pe tot parcursul ciclului său de viață. Așadar, alegerea tehnologiilor bune și a partenerilor buni sunt esențiale pentru o transformare digitală reușită.

Viky Manaila
Digital Signatures & PKI expert | Foto credit: Shutterstock

Acest articol a fost scris și prezintă punctul de vedere al Colaboratorului nostru, nu al personalului editorial Financial Market.